Da tiden kom for å få nytt budsjetteringssystem, valgte SG Finans stikk i strid med rådende IT-filosofi, å erstatte velfungerende hyllevare med egenutvikling. Sammen med Affecto lyktes de. – Dette er ett IT-prosjekt som ble ferdig før tiden og under budsjett, forteller Håkon Schei. Som controller i SG Finans har han det overordnete ansvaret for å administrere selskapets budsjetter.

SG Finans, som springer ut av det tidligere velkjente Elcon Finans, er i dag en del av den franske finansgiganten Societe Générale. Selskapet er Norges ledende innenfor equipment leasing og factoring, og en betydelig aktør også i Sverige og Danmark. Kundene spenner fra enkeltmannsforetak, landbruk og SMB og helt opp til store virksomheter. – Kunnskap, kundepleie og relasjonsfokus preger selskapet, forteller Håkon Schei.

KONTROLL OG KONSOLIDERING

Med en forvaltningskapital på ca 30 milliarder kroner, 370 ansatte, og nærmere 70 cost- og profitsentre bare i Norge, er budsjettprosessen en stor koordineringsoppgave. Den begynner ute hos omkring 50 områdeledere i Norge, Sverige og Danmark, der hver avdelingsleder utarbeider sitt eget budsjett i en felles mal. – Dette er viktig for at avdelingslederne skal ha eierskap til budsjettet sitt, sier Håkon Schei.

Budsjettallene lagres i en felles database og konsolideres til ett felles for hele selskapet. Som controller kan Håkon Schei på sin side legge inn endringer sentralt, som så reflekteres tilbake ut i hver enkelt områdeleders budsjett. – Vi får både en bottom-up og top-down-budsjettering på samme tid. Om jeg for eksempel legger inn en generell lønns-økning, oppdateres hvert enkelt underbudsjett automatisk.

Løsningen samordner også variable som ulike valutaer, fordeler kostnader og tar hensyn til andre overordnete styringer. Med felles database i bunnen oppdat-eres felles data kun på ett sted. Dermed kan den som arbeider med et budsjett alltid være trygg på at man arbeider med korrekte data, og en unngår den "Excel-spaghettien" som individuelle, sammenlenkete regneark lett kan forårsake.

Personvern og sikkerhet er ivaretatt med tilgangskontroll ved hjelp av single sign-on og via active directory, slik at brukerne bare kan se og påvirke der de er autorisert. For eksempel kan ikke alle brukere se hverandres lønninger.

SELVGJORT ER VELGJORT

Da hyllevareløsningen SG Finans hadde hatt siden 2006 gikk ut av markedet, måtte en i 2010 se seg om etter et nytt verktøy. – Det var et stort savn for oss da vi ikke lenger kunne benytte den eksisterende budsjettløsningen, og vi var tvilende til om vi kunne få til et like godt verktøy, sier Håkon Schei. Alternativene vi fant, inneholdt ofte mer funksjonalitet enn vi ønsket og medførte høye vedlikeholdskostnader. Men med løsningen som vi har laget sammen med Affecto ser vi at vi er godt på vei.

Mens tradisjonell tenkning sier at egenutvikling av IT-løsninger er veien til kostnadssprekk og tidsøde, tok SG Finans viktige grep for å redusere usikkerheten. For å minske risikoen i prosjektet, ble det først gjennomført en "proof of concept" på elementer som ble oppfattet som kritiske og der en var i tvil om visse funksjoner lot seg gjøre. Affecto modellerte funksjonalitet som ble vurdert som kritisk, dermed kunne en være tryggere på at prosjektet ble vellykket.

– Vi var veldig klare på ønsket funksjonalitet og laget et sett spesifikasjoner, sier Håkon Schei. "Proof of concept"-strategien reduserte usikkerheten på prisingen av produktet.

KONTROLL MED VIDEREUTVIKLING

– Egenutvikling oppfattes ofte som risikofylt, dyrt og noe som tilhører tidligere tider, sier Jørn Ivar Fjeldstad i Affecto. Men ved å få Proof of concept i forkant kunne SH SG Finans redusere usikkerheten betydelig. Affecto kunne ved siden av teknisk kompetanse tilby erfarne konsulenter med tung erfaring innenfor budsjettering og det å bygge slike applikasjoner.

Løsningen fra Affecto er bygget på standard Microsoft-plattform med Visual Studio og Excel, og med SQL Server som database. Løsningen er bygget på en åpen måte og er godt dokumentert, slik at SG Finans kan gjøre videreutvikling og vedlikehold uavhengig av ekstern hjelp.

Prosessen fra gammelt til nytt system var smidig og brukerne har i liten grad måtte forholde seg til noe nytt da grense-snitt og funksjonalitet er lagt tett opp til det som var i gammel løsning. I sum har SG Finans kommet opp på en ny og mer fleksibel plattform uten at det har ført til særlige forstyrrelser i organisasjonen.

– Vi har fått laget et fast rammeverk, samtidig som budsjettmalene ligger eksternt, sier Håkon Schei. Det betyr at vi kan endre budsjettmalene uten hjelp av konsulenter, og videreutvikling kan gjøres til mindre enkeltprosjekter. Siden løsningen er egenutviklet og SG Finans har alle rettigheter, betaler vi heller ingen lisens- eller vedlikeholdskostnader. Dette er nå vår egen løsning som vi i prinsippet kunne selge videre.