Utfordringer

Når et konsern som Posten Norge med mer enn 130 selskaper i Norden og Europa hver eneste måned skal samle og rapportere sine økonomiske tall da fungerer ikke en sammenblanding av utgangspunkter.

Tone Lise Grøtting og Paul Håvik fra henholdsvis Konsernstab-IKT og Konsernstab-Økonomi i Posten Norge forteller om deres utfordringer

Informasjonen må være entydig. Alle master data, dvs. grunndataene, må være korrekte, og det skal være en link mellom disse og konsernets totale informasjon på alle nivåer. Datagrunnlaget må være enhetlig og oversiktlig, samtidig som det må være fleksibelt nok til å håndtere stadige endringer innen konsernets virksomhet.

Løsning

Grøtting sier;” Vi valgte å bruke MDM som er et meget godt system for å støtte prosessen, og vi inngikk et utviklings- og konsulentsamarbeid med Affecto som også leverte verktøyet. MDM er i seg selv en omfattende prosess som må være gjennomtenkt på forhånd hvis man skal kunne lykkes og få de virkelige gode, nyttige effektene ut av sin satsning. Her mener jeg vi fikk god hjelp fra vår leverandør Affecto.”

Nå tilbyr MDM-løsningen felles kodeverk for alle viktige strukturer i konsernet, bl.a. Enhet, Konto, Motpart og Produkt. Hele konsernet må forholde seg til samme regelverk og forretningsregler, bruksrutiner, ajourhold, kvalitetssikringsrutiner, vedlikeholdsrutiner osv.

Gevinst

Håvik repliserer: ”- Bare innenfor økonomi var 10-12 personer engasjert hver måned for å kunne håndtere rapporteringen, nesten det samme antall personer måtte til for å styre IKTsiden. Våre målinger viser nå rundt regnet at konsernrapporteringen gjøres 7 dager raskere enn før, med 10 dagsverk spart; dét er vi meget godt fornøyde med!

Håvik forteller videre: ”- Blant mange problemer slet vi med det klassiske dilemmaet som mange konsern kjenner, nemlig den utstrakte bruken av Excel-regneark. Den er vi fortsatt ikke kvitt, men hovedrapporteringen skjer nå i vårt nye MDM-system, mens Excel ikke utgjør den store forskjellen fra eller til. Men samtidig må vi jo innrømme at vi har brukt mye tid på å få folk til å forstå MDM-systemet, men slik er det vel alltid med de helt store omveltninger.”

Grøtting: ” - Vi hadde også et meget stort behov for fleksibel rapportering, ellers ville vi ikke klare å konsolidere rundt 60 morselskaper og 60-70 Ergo-selskaper. Sistnevnte er selskaper beskjeftiget innenfor IKT-området, altså virksomhet utenfor den tradisjonelle postsiden. Posten Norge har som del av sin nordiske satsing de senere år kjøpt opp velkjente selskaper som Nor-Cargo, en rekke budselskaper som nå er organisert i BoxGroup, samt Frigoscandia, CityMail, CDG Sandberg og Bekk for å nevne noen. Hele 40 prosent av konsernets inntekter kommer fra disse selskapene.

Det var viktig for oss at det nye systemet skulle være en god løsning nettopp konsolidering, og til å kunne håndtere f.eks. eierandel-endringer, logger forandringer og historie. MDM gir alt dette på en god måte.”

Posten Norge er en av Norges største bedrifter med 25.000 ansatte. Ved årsskiftet 2007/08 var Posten Nordensstørste logistikkonser. konsernet omsatte i 2007 for 27,4 milliarder kroner med et driftsresultat (EBIT) på 1,1 milliarder kroner. Posten har en offensiv nordisk satsing, og målet er lønnsom vekst gjennom å utvikle ledende markedsposisjoner i et nordisk marked innen post, logistikk og IKT.

I løpet av de siste årene har konsernet kjøpt i underkant av 30 selskaper innenfor IKT, post og logistikk for om lag fem milliarder kroner, og med dette også styrket sin nordiske satsing. 23 prosent av Posten Norges inntekter i 2007 kom fra virksomhet utenfor Norge, og selskapet vil fortsette sin lønnsomme vekst i Norden gjennom strategiske oppkjøp for å kunne tilby stadig.